Coswell

Il Decreto legislativo n. 231/2001 ha introdotto nel nostro ordinamento un nuovo profilo di responsabilità amministrativa a carico delle società per specifici reati compiuti da qualsiasi soggetto che opera all’interno all’azienda, sia esso amministratore, dirigente, manager, impiegato o operaio.

La Società è ritenuta responsabile a causa del vantaggio che ottiene, o dall’interesse che consegue, per effetto della commissione da parte di un suo componente di uno dei reati richiamati espressamente dal Decreto 231 e può essere condannata a sanzioni pecuniarie o interdittive, sino alla sospensione dall’esercizio dell’attività commerciale, in base alla gravità del reato e all’effettiva adozione di adeguate misure preventive.

La responsabilità della Società si aggiunge a quella delle persone fisiche che materialmente hanno realizzato l’illecito.

Il Decreto 231 prevede che la Società possa non incorrere in tale tipo di responsabilità laddove, tra le altre cose, dimostri di avere adottato ed efficacemente attuato un Modello di Organizzazione e Gestione idoneo a prevenire i reati della medesima specie di quello verificatosi, nonché abbia nominato un Organismo di Vigilanza deputato al monitoraggio dell’implementazione e dell’aggiornamento del Modello stesso.

Il Gruppo Coswell, in compliance rispetto al Decreto 231, ha nominato un Organismo di Vigilanza composto da due componenti indipendenti, i quali vigilano sulla corretta applicazione del Modello e del Codice Etico.

Per favorire l’emersione e prevenzione di potenziali irregolarità o il mancato rispetto delle policy aziendali, nell’ottica di promuovere un ambiente di lavoro trasparente e etico, il Gruppo Coswell, in ottemperanza a quanto previsto dal D. Lgs. 24/2023, ha istituito appositi canali aggiuntivi per la segnalazione di ipotesi di violazioni di normative nazionali o dell’Unione Europea che si dovessero verificare all’interno del contesto aziendale.

I soggetti segnalanti possono essere:
• i dipendenti anche durante il periodo di prova;
• i lavoratori autonomi, gli imprenditori individuali, i collaboratori con cui la società intrattiene rapporti di prestazione di servizi, di realizzazione di opere, di fornitura di beni;
• i titolari di un rapporto di agenzia, di rappresentanza commerciale ed altri rapporti di collaborazione continuativa e coordinata, secondo le leggi pro tempore vigenti, che svolgono la propria attività lavorativa presso la società;
• i lavoratori o i collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa presso entità giuridiche, che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore della società;
• i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività a favore della società;
• i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti che prestano la propria attività presso la società;
• i rappresentanti del socio della società e del Gruppo;
• gli amministratori, i sindaci, la società di revisione, ovvero qualsivoglia persona con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza esercitate in via di mero fatto.

Le segnalazioni possono essere effettuate/inoltrate mediante i seguenti canali, alternativi fra loro:
• chiamando il numero verde: 800.033.720 - attivo dal lunedì al venerdì - ore 9,30/12,30;
• compilando il form sul portale di gestione delle segnalazioni, raggiungibile dal seguente link: www.whistleblowingfacile.it;
• scrivendo a mezzo posta presso Winger S.r.l. - Ufficio Segnalazioni D. Lgs 24/2023 - Via Piccard 16 - 42124 Reggio Emilia, alla cortese attenzione dell’Organo di Gestione del Gruppo Coswell;
• fissando un appuntamento con uno dei componenti dell’Organismo di gestione tramite uno dei canali sopra indicati.

Oggetto di segnalazione possono essere:
• condotte illecite rilevanti ai sensi del D Lgs 231 2001 o violazioni del Modello 231 o del Codice Etico;
• illeciti relativi ad atti dell’Unione Europea afferenti i seguenti settori appalti pubblici servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo sicurezza e conformità dei prodotti sicurezza dei trasporti tutela dell’ambiente radioprotezione e sicurezza nucleare sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali salute pubblica protezione dei consumatori tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi) sono compresi anche gli atti o comportamenti che compromettono gli interessi tutelati dall’Unione europea in tali settori;
• atti od omissioni che ledono o, comunque, compromettono gli interessi finanziari dell’Unione europea;
• atti od omissioni riguardanti la tutela del mercato interno dell’Unione Europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società (e pertanto, il ricorso a meccanismi elusivi).

La segnalazione deve essere ben circostanziata e contenere i seguenti elementi:• generalità del soggetto che effettua la segnalazione (è comunque possibile effettuare una segnalazione anonima);
• eventuali recapiti del segnalante, ai quali quest’ultimo possa essere contattato "riservatamente";
• gli autori del comportamento segnalato ed eventuali altri soggetti coinvolti e ogni elemento utile alla loro identificazione;
• una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
• eventuali altri soggetti che possano riferire proficuamente sui fatti segnalati;
• ogni altra informazione, osservazione o commento di ausilio nel riscontro dei fatti segnalati.

I canali di segnalazioni summenzionati non devono essere utilizzati per inoltrare:
• contestazioni, rivendicazioni, richieste di carattere personale o per segnalare diatribe fra colleghi, temi organizzativi interni e situazioni similari.
• reclami, contestazioni o richieste di informazioni aggiuntive sui prodotti commercializzati da parte dei consumatori per i quali vi invitiamo ad utilizzare l’apposita sezione al seguente link: https://coswell.freshdesk.com/it/support/home.

Tutte le segnalazioni rilevanti, anche quelle anonime, sono attentamente esaminate e gestite dall’Organismo di Gestione, la cui composizione coincide con quella dell’Organismo di Vigilanza, a garanzia di terzietà e indipendenza. Ove possibile, viene fornito idoneo riscontro al segnalante nei termini di legge.

La scrivente Società garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante e del segnalato quale autore della violazione nei modi previsti dalla normativa vigente.

Nessuna azione ritorsiva può essere applicata nei confronti dei soggetti segnalanti che, al momento della segnalazione, avessero fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate fossero vere.

Potrà essere avviato un procedimento disciplinare, qualora ne ricorrano i presupposti, ovvero altre azioni che la Società deciderà eventualmente di intraprendere, nei confronti di colui che abbia effettuato segnalazioni con dolo o colpa grave o che si dovessero rivelare false, infondate con contenuto diffamatorio o comunque effettuate al solo scopo di danneggiare la Società, il segnalato o altri soggetti interessati dalla segnalazione.

L’Organismo di Gestione informa la direzione aziendale in merito al contenuto delle segnalazioni rilevanti ricevute, con totale garanzia di riservatezza del segnalante e del segnalato, indicando le eventuali azioni correttive da implementare, al fine di prevenire e/o risolvere prontamente ogni possibile situazione contraria alla legge o ai principi etici a cui il Gruppo Coswell si conforma.

Incoraggiamo ad individuare tempestivamente eventuali aree di rischio, con l’obiettivo di migliorare costantemente la governance aziendale nella promozione di una cultura improntata all’etica e alla legalità.

I dati personali sono trattati nel rispetto del Regolamento Europeo 2016/679 e del D. Lgs. 196/2003, per quanto ancora applicabile. In proposito, si prega di prendere attenta visione della sottostante informativa.

Il Consiglio di Amministrazione

Premesso che a seguito della segnalazione da Lei effettuata ai sensi di quanto previsto dal D. Lgs. 24/2023, la nostra società si potrà trovare a raccogliere e trattare suoi dati personali; le specifichiamo sin d’ora per chiarezza, le seguenti definizioni date dal Regolamento Europeo 2016/679:

Dato personale: qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale; Trattamento: qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione. Tutto ciò premesso, ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento Europeo 2016/679,

la informiamo che la raccolta ed il trattamento dei dati personali saranno effettuati dalla società scrivente in conformità a quanto segue:

1. finalità: i dati saranno trattati esclusivamente per gestire la segnalazione in base a quanto previsto dal D. Lgs. 24/2023, per soddisfare sue eventuali richieste, per il corretto svolgimento degli adempimenti burocratici, legali, tecnici e per le ulteriori attività obbligatorie per legge;
2. modalità: i dati saranno trattati sia con strumenti/supporti cartacei che elettronici/informatici/telematici, nel pieno rispetto delle norme di legge, secondo principi di liceità e correttezza ed in modo da tutelare la sua riservatezza;
3. conferimento facoltativo: il conferimento dei dati è facoltativo e non obbligatorio;
4. conseguenze di un eventuale rifiuto: il rifiuto a fornire taluni dati per le finalità di cui sopra, potrà comportare l’impossibilità di gestire al meglio la segnalazione, di darle idoneo riscontro o di soddisfare eventuali sue richieste;
5. soggetti o categorie di soggetti (destinatari) ai quali i dati potranno essere comunicati o diffusi: i dati derivanti dalla segnalazione perverranno alla società Winger S.r.l. con sede in Reggio Emilia, via Piccard 16/G, la quale opera in qualità di Responsabile esterno ai sensi dell’art. 28 del Regolamento Europeo 2016/679 e saranno comunicati agli incaricati aziendali appositamente autorizzati dalla nostra società.  I dati potranno poi essere eventualmente comunicati a soggetti terzi solo per assolvere ad obblighi di legge ed in base alle procedure previste dal D. Lgs. 24/2023. I dati non saranno in nessun caso diffusi;
6. persone autorizzate al trattamento: i dati saranno trattati solo ed esclusivamente da un ristrettissimo numero di addetti appositamente autorizzati;
7. processi decisionali automatizzati (es. profilazione): non sono in alcun modo gestiti processi decisionali automatizzati;
8. diritti dell’interessato: lei gode di tutti i diritti sanciti dal Regolamento Europeo 2016/679, quali il diritto di chiedere l’accesso ai dati personali e la loro rettifica, la cancellazione degli stessi, la limitazione del trattamento, il diritto di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati. Ha inoltre il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo;
9. trasferimenti presso paesi terzi: i dati non sono trasferiti presso paesi terzi;
10. periodo di conservazione dei dati: i dati verranno conservati per il periodo strettamente necessario per gestire le segnalazioni e comunque nel rispetto di quanto previsto dal D. Lgs. 24/2023 e dalle normative vigenti;
11. titolare del trattamento: titolare del trattamento è la scrivente società Coswell S.p.A., con sede in Funo (BO), Via P. Gobetti n. 4, nella persona del legale rappresentante pro tempore.

La presente informativa potrà essere integrata, oralmente o per iscritto, con ulteriori elementi ed indicazioni, per soddisfare al meglio qualunque sua esigenza conoscitiva in materia “Privacy” e per assecondare l’evoluzione normativa.

Coswell S.p.A